5 consejos para dar la bienvenida a un empleado nuevo

Los comienzos casi nunca son sencillos. Pero eso no quiere decir que tengamos que resignarnos y, en el caso de los cambios de empresa, vivir un proceso de adaptación al puesto, al ambiente de trabajo, a los nuevos procesos, a la propia oficina y a los compañeros poco placentero. Si hay estrés de por medio, en vez de servir para insuflar aire nuevo a la compañía desde el primer minuto, la contratación acabará adoleciendo de pérdida de productividad. La asimilación de rutinas, además, no tendría que prolongarse demasiado en el tiempo. Imaginamos que el nuevo empleado que hayas contratado, tras un proceso de selección acorde con tu filosofía, intentará aplacar los nervios y tirar de motivación para demostrar su valía. Mientras tanto, el resto de la plantilla y, por supuesto, quienes ejerzan como jefes pueden dulcificarle el estreno de empleo.

¿No tienes muy claro cómo? En Silicon News os dejamos cinco trucos para facilitar la incorporación de trabajadores a un nuevo entorno laboral, tomad nota:

1. Puntual como un reloj. Sí, ese candidato ideal que ha superado todas tus pruebas y al final acabó siendo seleccionado como la pieza añorada que faltaba en el engranaje de la empresa para que ésta funcione mejor debería tener la consideración, y la inteligencia, de presentarse en hora a su primer día de trabajo. Pero también conviene que los demás estén presentes para saludarlo. Con esto queremos decir que lo recibas personalmente y lo introduzcas al resto de empleados, haciendo las presentaciones pertinentes. Pero ojo, no causes más confusión de la necesaria. Avisa con unas jornadas de antelación de que hay un nuevo miembro a punto de engrosar la plantilla, enviando un correo a sus compañeros en el que se incluya la fecha de su incorporación, se apele a la cordialidad y se trace una pequeña presentación previa. De este modo, todo el mundo estará alerta y no se despistará con su presencia cuando llegue el día.

Una buena idea puede ser pedirle al trabajador que tiene que ser presentado que se pase por la oficina a media mañana para hacerlo coincidir con el resto del personal, que ya estará trabajando y con las tareas más urgentes resueltas. El objetivo es que la introducción oficial no cause demasiado trastorno en sus agendas y que el nuevo fichaje se sienta acogido. ¿Y tú? ¡Tampoco te olvides de revisar tu propio calendario y el de la industria en la que te mueves! Lo peor que te puede pasar es que establezcas fecha para esta jornada de encuentro entre todos y, a la hora de la verdad, termines ausentándote porque tus socios o algún cliente te están esperando para una reunión. O porque se celebra una feria importante en otra ciudad. Organízate y prepara la bienvenida con cabeza.

2. Puesta a punto sin demoras. ¿Qué ocurre cuando todos se conocen ya? Que el recién contratado tendrá que sacar sus competencias a relucir y ponerse a trabajar. En algún momento tiene que ocurrir. Darle una calurosa bienvenida y dejar claro lo que contento que todo el mundo alrededor está por tenerlo a bordo está bien, pero al final el cometido es sacar adelante un buen trabajo. Aquí también es posible colaborar. Entrégale un ordenador completamente configurado según las necesidades de la empresa, cargado con los programas que va a necesitar, integrado en la red corporativa y capaz de cumplir con las pautas de seguridad marcadas por el departamento de TI. No te dejes nada en el tintero. Ten en cuenta que una explicación “in situ” valdrá más que un largo manual… que habrá que leerse y que viene mejor como apoyo posterior.

Así, muestra a tu empleado cuál va a ser su puesto de trabajo, las herramientas a su alcance y sus compañeros. Aprovecha para ofrecerle una visita a las instalaciones, de paso que va conociendo a la gente que caminará junto a él en sus futuras jornadas laborales y sus hábitos. Y ofrécele un primer día a medida. Si lo has fichado como refuerzo de un departamento específico, encárgate de que pase tiempo con sus supervisores. Si va a ser él el que tendrá gente a su cargo, entonces permite que el equipo dedique un buen rato a conocerse y a asimilar las ideas que se quieren instaurar. Y si va a trabajar desde la distancia, ayuda a ponerle rostro a esa gente que cada día va a tener al otro lado de la pantalla. Muéstrate abierto para responder a sus dudas y muestra la cultura de la empresa desde el primer día.

3. A un clic de ratón. La tecnología se muestra como un instrumento realmente útil para que la incorporación de nuevos rostros a la oficina no suponga ningún escollo ni un parón en la rutina. Todo lo contrario. Permite que la transición se realice de forma suave y hasta acelerada. ¿Para qué perder tiempo recopilando contactos o elaborando fichas, por ejemplo, si esos datos ya deberían formar parte de los activos empresariales y estar a disposición de todo el mundo? Dale acceso a tu nuevo empleado a la wiki de la compañía. Y, en caso de no tener una, vete pensando en crearla ya. Con ella es posible compartir información básica sobre los componentes de la empresa, contar la historia de su fundación y sus logros, poner por escrito el protocolo ante diversas situaciones, detallar los pasos a seguir para usar ciertos programas de software y colgar tutoriales. Es algo a lo que siempre va a poder recurrir para formarse sin preguntar. Asimismo, te aconsejamos que cuando un trabajador se una a tus filas tengas ya lista su cuenta de correo propia con las credenciales de acceso activas.

4. Los problemas de la primera vez. Incluso con la máxima de las ayudas, la previsión de las necesidades del nuevo trabajador y la difusión de buen rollo por toda la oficina, estrenar puesto llevará implícito un proceso de aclimatación mental. Por eso es importante ser indulgente y no juzgar de forma severa todos y cada uno de los pasos que se den durante los primeros días que transcurran tras la incorporación. Al fin y al cabo, la valía, la formación y la experiencia avalarán sus decisiones y otorgarán cierta tranquilidad. Cuando se es nuevo hay un montón de información que asimilar, como el funcionamiento de los procesos internos o la situación de los proyectos en marcha. Y también ganas de hacerse un hueco. Lo ideal es que desde el momento en el que se siente frente a su escritorio el ansiado fichaje comience a involucrarse en tareas y saque trabajo adelante. Algo que contribuirá al fluir de actividad será tener seleccionadas ya una serie de tareas para asignarle en su primera semana. No permitas que se sienta perdido ni incapaz de demostrar de lo que es capaz.

5. Estrechando lazos entre todos. Lo venimos diciendo de unos a otros consejos: crear un ambiente de trabajo agradable es fundamental para que los miembros recientes de la plantilla no se sientan intrusos en el que será su hogar profesional durante el presente y el futuro y también, seamos prácticos, en el lugar donde pasarán gran tiempo de sus vidas. Esto es, aparte de en sus respectivas casas. Aquí tendrá mucho que ver cómo decidan relacionarse los compañeros con cada incorporación. No tienen que forzar simpatías o convertirse en los mejores amigos, pero lo cierto es que reunir equipos humanos que se entienden y respetan te hará ganar puntos frente a la competencia. Una forma de crear vínculos y fomentar que los trabajadores compartan intereses, e incluso aficiones, es admitiendo el uso de redes sociales y sistemas de comunicación interna tipo Yammer, HipChat o Slack. Las conversaciones podrán dividirse entre las más serias con debates sobre el desarrollo de proyectos y las “off-topic” donde dar rienda suelta a charlas sobre deportes o quedadas para comer juntos, por ejemplo. Si sirve para integrar, bienvenido sea.

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