5 consejos para comunicarse… con los medios de comunicación

Puedes tener una idea de negocio y que ésta sea excelente pero, si no sabes explicarla a los demás, es probable que nunca llegue a fructificar. Es importante saber comunicarla a las personas con el poder o los recursos necesarios para otorgarte financiación, en un primer momento. También es fundamental saber comunicarla al equipo de profesionales con los que conformarás tu plantilla para que la sientan como propia y te ayuden a maximizar el rendimiento. Y, por supuesto, es básico aprender a comunicarla a los medios, que se convertirán en uno de los vehículos a través de los que conectar con usuarios actuales o futuros clientes, porque la exposición pública facilitará un seguimiento claro de tus avances o, sin ir más lejos, posibilitará tu presentación oficial al mundo. Y no nos referimos ya a los medios de comunicación tradicionales, sino a los digitales y a todas aquellas herramientas que han ido surgiendo durante los últimos años al amparo de las nuevas tecnologías.

¿Sabes realmente cómo relacionarte echando mano de dichas herramientas? En Silicon News os dejamos cinco consejos:

1. Comunicación directa. Dejando a un lado la inmediatez de los encuentros cara a cara e incluso de las llamadas telefónicas, Internet ha traído consigo un buen puñado de plataformas que permiten intercambiar información prácticamente con la misma rapidez. Una de ellas es sin lugar a dudas el correo electrónico, cuyo papel se ha vuelto ya indiscutible en cualquier organización. Si no tienes correo corporativo, créalo. Y si ya lo tienes, úsalo para ponerte en contacto con los medios cuando tengas algo que contar… especialmente con los online, que son los que nos ocupan. Puedes redactar un email para presentarte, pero el interés surgirá si detrás hay un proyecto los suficientemente atractivo. Si hay originalidad de presentación, idoneidad de temas y, sobre todo, transcendencia para los lectores, que al final será lo que incline la balanza. En algunos casos tampoco estará de más personalizar el mensaje para demostrar que de veras te lo tomas en serio, en vez de repetir el mismo patrón con todas las personas a las que te dirijas.

Entre las reglas básicas para enviar información de prensa por esta vía destacan elegir un asunto breve, directo y llamativo (ni lo dejes en blanco ni escribas algo demasiado genérico porque puede ser motivo suficiente para descartarlo), evitar el tratamiento excesivamente cariñoso, ya que se trata de una acción profesional (aunque tampoco te pases de aséptico), recurrir a los enlaces hipertextuales (no conviene cargar con datos secundarios ni escribir las URLs tal cual porque resultará más dificil consultarlas), pasarse al texto plano o sin florituras ni códigos extraños, lo que significa decir no a los PDFs y a las fotografías embebidas (¿por qué no incluir la información directamente dentro del cuerpo del email en vez de adjuntarla como archivo?) y, como es obvio, presentarte adecuadamente, ser claro con los plazos o la temporalidad del asunto, ofrecer la disponibilidad de algún portavoz para realizar declaraciones adicionales y añadir de forma visible tus datos de contacto. Ten cuidado a la hora de rellenar el campo del destinatario, si te decantas por hacer un envío conjunto, para no revelar nunca a quienes lo vayan a recibir las direcciones privadas del resto. Y asegúrate de que no le estás mandando el correo dos veces a la misma persona.

2. Comunicación indirecta. Además del correo electrónico, hay otros elementos que deberías alimentar para facilitar la difusión de tu mensaje. Por una parte está ese gran escaparate que son las páginas web. En la página no sólo es aconsejable añadir información básica sobre tu empresa y su cometido, así como sobre los productos que vendes o los servicios que ofreces, también supone un paso inteligente incluir una sección donde queden recogidas las distintas notas que vayas elaborando con el paso del tiempo y a la que recurrir de manera directa sin necesidad de que exista siquiera un contacto previo, así como un dossier de prensa. Este kit cubrirá desde documentación básica hasta preguntas frecuentes, todo ello accesible desde un único lugar. Otra cosa que no debería faltar en tu web y estar bien visible, para complementar la información textual, es la práctica zona de descargas de fotografías oficiales. Por otro lado, y cada vez asentándose con mayor peso, se encuentran las cuentas en redes sociales que funcionan como perfecta fuente de apoyo. Aquí tendrás que hacer un pequeño estudio de campo y seleccionar las que mejor te convengan, tal y como os explicamos en artículos previos. Asimismo, deberías plantearte la idoneidad (o no) de crear un blog donde ir explicando tus avances.

3. Para que te conozcan, primero tienes que conocer. Antes de animarte a establecer una relación con los medios, lanzándote al bombardeo de información a diestro y siniestro, moléstate en conocer un poco más acerca de ellos para no malgastar esfuerzos ni labrarte mala imagen. La lógica dictamina que si te dedicas a desarrollar aplicaciones móviles, pongamos por caso, no deberías contactar con periodistas que cubren información puramente económica, por ejemplo. A no ser que se trate de un medio tecnológico enfocado a las finanzas, a quien podría interesar tu modelo de negocio. Plantéate una serie de preguntas: “¿qué medios son los que más se ajustan a mi perfil?”, “¿cuáles se dedican a tratar formación similar a la que yo genero?”, “¿dónde se encuentra mi público objetivo?”. Estudia la plana de medios y conviértete en un lector más para saber a quién te estás dirigiendo o, cuanto menos, verifica a quién corresponde la dirección a la que estás enviando tus notas de prensa para que esos tanteos no terminen en la papelera del destinatario. Esto también se puede trasladar a nivel personal, realizando un seguimiento de cuentas en redes sociales o iniciando por ahí la conversación. O, en todo caso, creando contactos en plataformas especializadas como LinkedIn y elaborando listas de periodistas influyentes.

4. Escribe, lee… y relee. No te dejes llevar por la emoción del momento ni por la frenética actividad de contar la actualidad, tu actualidad. A nadie le gustará recibir un texto pobremente redactado en su bandeja de correo o que colapses dicha bandeja con varios mensajes seguidos porque en los anteriores se te ha olvidado añadir información, ni te dejará en muy buen lugar colgar actualizaciones de estado en tus redes con fallos ortográficos o errores de precisión, como una fecha mal dada o una explicación deficiente por haber escrito con prisas. Otro error común del que deberías escapar es introducir cambios en un texto, para dirigirlo a una persona específica, de tal modo que la composición final tenga pinta de mejunje de letras con diferentes estilos y tamaños, puro producto del “corta y pega”. Acuérdate de repasar lo escrito y darle coherencia también a nivel visual. Escribir para la web te obligará a ser más conciso y a aplicar la conocida estructura piramidal con más cabeza. Obviamente los periodistas valorarán por sí mismos si la información que les remites es interesante o no, pero eso no significa que no debas currártelo.

5. ¿Y después qué? Una de las grandes ventajas de las comunicaciones a través de la Red de redes es que permiten llevar a cabo controles de seguimiento realmente exhaustivos, y eso implica manejar datos exactos sobre qué estás haciendo bien y qué tendrías que mejorar para ser más efectivo en tu trato con los demás. Después de enviar una nota de prensa deberías realizar un control durante unos cuantos días de lo que finalmente acaba apareciendo en los medios y cómo es tratado, así como implicarte en lo que dicen los usuarios. Deberías localizar las publicaciones que están dispuestas a trabajar contigo, y lo demuestran. Y, por descontado, deberías responder a las preguntas que tus interlocutores te hagan o resolver sus dudas con la mayor prontitud (y cabeza) posible. Esto significa estar pendiente del correo y atender también a aquellos que toman la iniciativa de contactar contigo, aunque sus peticiones sean imposibles y tengas que responder con un “no, gracias”. Por otra parte, si ves que un determinado medio no se interesa por el desarrollo de tu negocio, no insistas o acabarás cayendo en el desdichado hábito del spam.

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