5 consejos para alcanzar una impresión eficiente (y quizás salvar un árbol)

Al igual que el ordenador, la impresora es uno de esos objetos que se consideran imprescindibles dentro de la oficina. Con uno se escribe, se lleva la contabilidad, se entablan conversaciones con colegas, se navega por la Red en busca de información, también se genera información y, en definitiva, se va realizando el trabajo que ha sido repartido por los superiores. Y los propios directivos lo usan para hacer el suyo. Con la otra se contribuye a que ese trabajo salga adelante. Aunque es importante, tanto para la economía de la empresa como por el bien de la naturaleza, concienciar a los empleados en una serie de buenas prácticas de impresión para no acabar generando más desperdicios de los necesarios, lo cierto es que hay copias que se antojan inevitables. Hay informes que se tienen que entregar a terceros, discursos que merece la pena tener a mano y tareas que se ven mucho más claras sobre papel.

Teniendo en cuenta que lo ideal es no tener que recurrir a la impresora y así ahorrar en tinta, en papel y en electricidad, todo al mismo tiempo, en Silicon News os dejamos cinco nuevos consejos para endereza a tu empresa por el camino de la eficiencia energética:

1. Renueva tu flota de impresoras. Si puedes permitírtelo, desecha los equipos antiguos que todavía se utilizan en tu empresa y cámbialos por modelos de última generación. Es un gasto, pero piénsalo así: si de todos modos, y a pesar de los buenos propósitos que os marquéis entre todos para limitar las copias, tus empleados van a seguir necesitando imprimir documentos de forma frecuente, puede que sea buena idea pasar de medias tintas y acometer medidas de empaque con las que obtener un mayor beneficios a largo plazo. Los dispositivos de impresión modernos se preocupan más por cuestiones de eficiencia que en el pasado y algunas marcas apuestan directamente por modelos verdes. El certificado Energy Star es uno de los sellos que deberías buscar a la hora de adquirir una impresora que te ayude a consumir menos, o más responsablemente, ya que además de generarte menos problemas a nivel económico es una garantía de colaboración contra el cambio climático. Por supuesto, compara precios, ten en cuenta los cartuchos que requiere cada modelo y analiza el coste por página.

2. Conoce tu impresora. Tanto si has comprado nuevas impresoras como si decides seguir confiando en las que ya tienes instaladas en la oficina, no te limites a conectarlas a la toma correspondiente e imprimir tus proyectos tal y como se ha establecido por defecto. Preocúpate de aprender a utilizarla a pleno potencial. ¿Qué velocidad tiene? ¿Cuántas páginas saca adelante por minuto? ¿A cuántos usuarios soporta al mismo tiempo? ¿Viene con funciones de impresión segura? ¿Se puede activar el modo de ahorro de tóner? Estudia sus características y pon en práctica todos los trucos que tengas a tu alcance para potenciar la eficiencia y el ahorro en el trabajo, siempre y cuando no importe la calidad final de la impresión. Algunas de las funcionalidades de ahorro podrán ser utilizadas con independencia de la situación y otras se recomiendan para uso propio. Obviamente, no es lo mismo pasar a papel un documento para consultarlo con calma en el despacho o hacer los últimos cambios con el objetivo de incluirlo en un dossier oficial. Cuando puedas, retoca la configuración para minimizar el margen del texto, seleccionar la resolución, regular la carga de tinta y generar borradores.

3. Reutiliza antes de reciclar. La regla es fácil: reduce, reutiliza y recicla. Pero, sobre todo, búscale las vueltas a los materiales con los que trabajas en cuestiones de impresión para concederles una segunda oportunidad. ¡Todos nos la merecemos! Con esto no queremos decir que rellenes los cartuchos por tu cuenta si se han agotado o te pases a recambios de dudosa confianza pero baratos, ya que si lo haces difícilmente evitarás acabar provocando un estropicio y un gasto mayor. Lo que quizás puedas intentar es retrasar el momento de tirar las hojas que has ido imprimiendo en usos previos y, por lo tanto, posponer también la compra de más paquetes de folios. Es otra vez una ventaja a varios niveles, el ambiental y el económico. Por una parte te animamos a que elijas folios que ya habían sido utilizados en la oficina para la impresión de borradores o documentos de poca importancia. O, directamente, a que configures el sistema de impresión a doble cara para que todo los trabajos salgan así. Por otra parte, compra papel reciclado para colaborar con la causa verde, recíclalo cuando ya no dé más de sí y, en todo caso, piensa antes de actuar.

4. Prueba la tinta electrónica. En las impresiones entra en juego el papel, cuyo uso acarrea efectos transcendentales como la tala (más o menos) indiscriminada de árboles, pero también la tinta. Con el paso del tiempo, este segundo componente acaba convirtiéndose en un auténtico tragadero de dinero para el presupuesto de cualquiera, así que conviene incluirlo en los cálculos iniciales, justo cuando se planea invertir en una impresora. Después hay que hacer otras cuentas. Los fabricantes de dispositivos suelen promocionar sus cartuchos como los ideales, alegando que ofrecen mayor volumen de impresión y calidad final que las tintas compatibles. También tendrían un ratio de error menor. Eso sí, la tinta de marca propietaria es más cara. Una alternativa es optar por otro tipo de solución: la tinta electrónica. Sí, esto quiere decir que aparques la impresora a un lado y utilices en su lugar dispositivos electrónicos como los e-readers, que cuentan con pantallas y condiciones de iluminación especiales para facilitar la lectura sin fatigar demasiado la vista y sin recurrir a las hojas reales. Esto parece propicio para aquellas veces en las que estás tentado a imprimir documentos de muchas páginas para después leerlos con calma. Y, además, es más ligero y cómodo de llevar contigo.

5. Usa el correo electrónico. Si la tinta electrónica es una buena opción para corregir malas costumbres sobre impresiones de documentos que acaban en un mero autoconsumo, y al final de todo en el fondo de la papelera, conectarse a Internet y enviar todos los correos electrónicos que creas necesarios en vez de entregar impresiones en mano es una forma igual de favorable para compartir información con los demás. Ya se trate del intercambio de datos entre compañeros del mismo departamento o con colegas de otras áreas y clientes, el email es una herramienta que merece la pena explotar. No hay que pagar por pieza enviada, basta con contar con una cuenta corporativa o abrir una en un servicio de terceros, permite mantener un registro totalmente actualizado de las conversaciones que se han iniciado y evitar repeticiones, es instantáneo, suele admitir archivos adjuntos de tamaño considerable, o en su defecto que se añadan enlaces a almacenes virtuales, no impone límites de envíos y se puede consultar en cualquier momento, desde cualquier lugar, entre otras ventajas.

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