5 consejos para diseñar una oficina más inteligente

Los últimos años, de evolución tecnológica sostenida, han introducido nuevas maneras de trabajar alrededor del mundo. Han desatado diferentes formas de pensar sobre lo que debería ser una compañía en pleno siglo XXI y han impuesto técnicas laborales a las que algunos todavía se están acostumbrando. Lejos va quedando aquella imagen del despacho en el que un profesional se encontraba rodeado de papeles y libre de cables conectando múltiples equipos informáticos. El ordenador de sobremesa constituye el mínimo de modernidad en la oficina ahora que también se puede trabajar con portátiles, tabletas e incluso con la inestimable ayuda del teléfono móvil, toda una computadora de bolsillo que simboliza a la perfección los cambios en curso.

La oficina actual avanza hacia un modelo más inteligente donde los trabajadores no sólo son más productivos gracias a aplicaciones y equipos sino que también tienen un mayor grado de concienciación y respetan el medio ambiente. Para instaurar una oficina verdaderamente inteligente, hay que seguir una serie de pasos, como por ejemplo:

1. Detalle a detalle se configura un buen ambiente. Y no nos referimos al feng shui, sino a pequeños cambios que permitirán a tu empresa ahorrar tiempo, dinero y energía. Con el auge del internet de las cosas los fabricantes ya han puesto al alcance de tu mano aparatos conectados tipo termostatos, sistemas de iluminación o sonido que permiten conocer en todo momento su estado y el consumo que van registrando. Por no hablar de la posibilidad de control remoto, donde también entra el cierre y la apertura de puertas o la subida y bajada de persianas. Otro detalle a cuidar es el tipo de hardware que se compra para la empresa. Lo mejor será si la nueva adquisición cuenta con algún sello de conciencia verde del estilo de Energy Star, desde PCs a impresoras. Y, siempre que puedas, prioriza lo digital. Piensa si es posible leer en la pantalla en vez de gastar papel, usa la nube, relaciónate con la Administración vía online y apúntate a la facturación electrónica.

2. Propicia la colaboración. Aparte de verse influida por todo aquello que le confiere forma física, la oficina será más o menos inteligente según el talento que hayas contratado. Y según los protocolos de trabajo instaurados, entre los que deberías valorar opciones como el teletrabajo y la celebración de reuniones periódicas aunque sea por videoconferencia. Las buenas ideas surgen de la confrontación de opiniones, así que no aísles a tus trabajadores en función de su rol o el departamento al que pertenezcan. Propicia los encuentros entre todos ellos. Una forma de hacerlo es a través de los espacios de coworking que se han puesto tan de moda últimamente y que puedes replicar dentro de tu organización, entre tus propios empleados. Crea también espacios de recreo entre otros incentivos que consideres convenientes, ¡estamos en plena era de incorporación de los Millenials al mundo laboral y la gente espera algo más que una nómina atractiva!

3. Analiza el Big Data. Porque así sabrás con exactitud qué está pasando y mejorarás la ya de por sí complicada toma de decisiones. Si cada vez se generan más y más datos, no te puedes quedar de brazos cruzados y desaprovechar la oportunidad que supone analizarlos y convertirlos en conocimiento para tu empresa. Adquiere la tecnología necesaria para almacenar y después interpretar los datos. Invierte en analistas, especialistas en programación y profesionales de estadística. Busca expertos preparados para dar sentido a los grandes volúmenes de información a los que tu negocio tiene acceso, incluyendo datos públicos y de redes sociales, a través de modelado predictivo y aprendizaje automático. El Big Data bien utilizado aporta ventajas como la creación de perfiles detallados de consumidores. Como pronosticar y adelantarse a las necesidades del cliente. O la implantación “en plantilla” de máquinas capaces de pensar por sí mismas y de realizar tareas automáticas, con el consecuente recorte de costes a la larga.

4. Introduce los asistentes virtuales. La inteligencia artificial y las estrategias de machine learning también son tus aliadas hacia la creación de una oficina más inteligente. La utilidad de los asistentes virtuales no se limita a resolver dudas que planteamos de viva voz, en cuanto se nos cruzan por la cabeza, en cualquier momento y lugar. Por ejemplo, mientras nos relajamos tumbados en el sofá de casa. Cuando trabajamos y nos esforzamos anclados en la silla de la oficina, estos asistentes son capaces de liberarnos de tareas tediosas como escribir emails, responder a llamadas telefónicas, reorganizar la agenda con las citas más recientes o incluso dar soporte por chat a un usuario de manera personalizada. “Más que una moda o tendencia”, los asistentes virtuales y todo lo que les rodea traen “una transformación que viene a ayudar a empresas y negocios a redefinir sus modelos”, según indican los expertos. Dan vida a “procesos más rápidos e inversiones más inteligentes y calculadas” para el ser humano.

5. Introduce los wearables. Una compañía moderna sopesará cuanto menos la adopción de una estrategia BYOD (“bring your own device” o “trae tu propio dispositivo”) que incluya diferentes equipos personales en la red corporativa, como los smartphones. Pero los smartphones ya no son el último grito en desarrollo tecnológico. Además de estos teléfonos con pantalla táctil y conexión a internet existen los smartwatches y toda una serie de wearables o dispositivos para llevar puestos encima como smartbands y smartglasses que, por algo, llevan la palabra “smart” en el nombre. Por lo general sirven para monitorizar la actividad física, pero igualmente contribuyen a hacer de la productividad una constante. Toma el wearable y toma notas. Actualiza el calendario. Recibe notificaciones sobre eventos, comunicaciones o direcciones. Reserva un transporte. Paga a golpe de muñeca. Saca fotos guiñando un ojo. Libera tus manos para otras tareas. En resumidas cuentas, indaga en estos aparatos que se adosan al cuerpo como si tal cosa.